Was sich am 1. Oktober 2026 geändert hat
Seit dem 1. Oktober 2026 dürfen österreichische Unternehmen Kassenbelege bei bestimmten Barumsätzen in einer erleichterten elektronischen Form zur Verfügung stellen. Das Bundesministerium für Finanzen erläutert dafür neue Möglichkeiten nach § 132a Bundesabgabenordnung. Ein Geschäft kann einen elektronisch erstellten und signierten Beleg etwa per E-Mail, App oder als vor Ort abrufbaren digitalen Beleg bereitstellen. Für Kunden in Wien, Graz, Linz, Salzburg oder Innsbruck ist entscheidend: Der Übergang zur elektronischen Mitnahme schafft keine allgemeine Pflicht, ein Smartphone zu besitzen. Das Gesetz belässt ausdrücklich das Recht, einen Beleg in Papierform zu verlangen. Wer beim Bezahlen einen Bildschirm sieht, sollte deshalb wissen, dass dieser nur eine von mehreren zulässigen Übergabeformen darstellt.
Muss der Kunde einen QR-Code scannen?
Nein, aus den Erläuterungen des Finanzministeriums folgt keine Pflicht für alle Kunden, einen QR-Code oder eine spezielle App zu nutzen. Eine elektronische Bereitstellung kann beispielsweise durch eine E-Mail, einen Download oder eine Anzeige auf einem kundenorientierten Bildschirm erfolgen. Das Geschäft muss den Zugang so organisieren, dass der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Zahlung verfügbar ist und ohne Ortswechsel übernommen werden kann. Bei einer Bildschirmanzeige muss ausreichend Zeit für die digitale Mitnahme bleiben. Welche technische Lösung verwendet wird, kann sich je nach Kassenanbieter und Betrieb unterscheiden. Ein Schild mit dem Hinweis «nur digital» hebt das gesetzlich eingeräumte Recht auf einen Papierbeleg nicht auf. Der Kunde kann eine geeignete Übergabeform ansprechen, bevor er die Kasse verlässt.
Wie lange darf man nachträglich Papier verlangen?
Das Finanzministerium nennt eine Besonderheit, die leicht übersehen wird: Ein Papierbeleg kann unmittelbar nach der Barzahlung verlangt werden, aber grundsätzlich auch später noch bis zum Geschäftsschluss desselben Tages. In diesem Fall muss der betreffende Geschäftsvorgang ausreichend bestimmt werden, etwa durch Betrag, Datum, Uhrzeit und die übliche Warenbezeichnung. Diese Regel ist keine zeitlich unbegrenzte Verpflichtung, Wochen später beliebige Kassenbons zu rekonstruieren. Wer einen Papierbeleg für Reisekosten, Gewährleistung oder private Unterlagen braucht, sollte ihn möglichst direkt anfordern. Eine spätere Bitte kann unnötige Schwierigkeiten verursachen, wenn mehrere gleich hohe Beträge bezahlt wurden oder die Daten des Geschäfts nicht mehr leicht zuzuordnen sind.
Was müssen Geschäfte technisch weiterhin erfüllen?
Die elektronische Erteilung ändert nichts daran, dass ein Beleg im Zusammenhang mit der Zahlung in der Registrierkasse erstellt und signiert werden muss, soweit die einschlägigen Vorschriften dies verlangen. Das Unternehmen muss außerdem die Art der Belegerteilung im elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentieren. Der digitale Kassenbon ist daher nicht einfach ein unverbindliches Foto irgendeiner Preisliste. Die konkrete Übertragung ist technisch flexibel, doch die rechtlichen Anforderungen an die Belegerstellung bleiben bestehen. Unternehmen sollten ihre Kassensysteme und Mitarbeiterschulungen prüfen, damit Kunden eine ordnungsgemäße digitale Ausgabe und auf Wunsch eine Papierausfertigung erhalten. Für kleine Betriebe ist besonders wichtig, dass ein neues Kassensystem nicht allein aufgrund von Werbung als automatisch gesetzeskonform behandelt wird.
Braucht das Geschäft dafür meine E-Mail-Adresse?
Eine elektronische Zustellung per E-Mail ist möglich, aber nicht die einzige zulässige Methode. Das Finanzministerium beschreibt auch eine Bereitstellung direkt auf einem kundenseitigen Bildschirm sowie andere Formate. Kunden sollten deshalb nicht automatisch davon ausgehen, dass sie eine persönliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder ein Kundenkonto für jeden Kassenbon angeben müssen. Wenn ein Geschäft eine bestimmte technische Lösung anbietet, kann man nach dem Papierbeleg fragen. Wer sich bewusst für E-Mail-Quittungen entscheidet, sollte auf eine korrekte Adresse achten und prüfen, ob mit dem Empfang eine unnötige Anmeldung zu Werbung verbunden wird. Belegausstellung, Werbung und zusätzliche Kundendaten sollten sachlich getrennt werden. Fragen zum Datenschutz kann der Betrieb anhand seiner tatsächlichen Prozesse beantworten.
Welche Dateiformate sind erlaubt?
Nach den Erläuterungen sind unterschiedliche elektronische Formate möglich. Dazu zählen PDF-Dateien, Textdateien und strukturierte Formate wie XML, außerdem elektronische Übermittlungen per App oder Webdownload. Der Kunde benötigt jedoch eine praktikable Möglichkeit, die Informationen mitzunehmen oder später einzusehen. Ein QR-Code oder Download, der kurz nach dem Kauf unbrauchbar ist, kann praktische Probleme verursachen. Wer einen Beleg für Erstattungen oder Buchhaltung verwenden will, sollte eine dauerhaft lesbare Datei speichern und sie gegen unberechtigten Zugriff schützen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Inhalt und Signatur des ordnungsgemäßen elektronischen Belegs zum Geschäftsvorgang passen. Die technische Offenheit bedeutet nicht, dass beliebige nachträglich bearbeitete Dokumente dieselbe Aussagekraft haben.
Was gilt bei Reklamation und Gewährleistung?
Ein Kassenbeleg kann wichtig sein, um Kaufdatum, Produkt und Verkäufer zu dokumentieren. Der Wechsel zu einer digitalen Ausgabe beseitigt bestehende Gewährleistungsrechte nicht. Allerdings können im Einzelfall andere Nachweise oder die konkreten Kaufumstände eine Rolle spielen, sodass ein Beleg nicht mit einer pauschalen Garantie verwechselt werden sollte. Wenn Sie mit einem Produkt rechnen müssen, das möglicherweise repariert oder zurückgegeben wird, bewahren Sie den digitalen Bon oder das Papierexemplar an einem sicheren Ort auf. Bei teuren Einkäufen kann es sinnvoll sein, die Datei mit einem verständlichen Namen zu sichern. Lassen Sie sich nicht mit der Behauptung abweisen, ein Papierbeleg sei seit Oktober aus rechtlichen Gründen generell verboten.
Die praktische Bedeutung für Käufer und Händler
Bestätigt ist seit 1. Oktober 2026 die vereinfachte digitale Belegerteilung bei Registrierkassen und das fortbestehende Recht der Kunden auf Papier, gegebenenfalls bis zum Ende des Geschäftstags. Nicht aus der allgemeinen Information ableitbar ist, dass jeder Betrieb bereits auf QR-Codes umgestellt hat oder dass alle Belege nur noch über Apps verfügbar sind. Für Kunden genügt meist eine einfache Frage an der Kasse, welche Form angeboten wird und wie sich der Beleg speichern lässt. Für Unternehmen liegt die Aufgabe in gesetzeskonformer Ausstellung, verständlicher Kommunikation und einem funktionierenden Papierprozess auf Wunsch. Das neue Verfahren kann Papier sparen, soll aber niemanden ohne Smartphone oder E-Mail-Adresse von einem Beleg ausschließen.